Persondatapolitik

Hos Klinik ZEN passer vi på dine personoplysninger med samme omhu, som vi behandler dig med i klinikken. Denne politik beskriver, hvilke oplysninger vi indsamler om dig, hvorfor vi gør det, hvad vi bruger dem til, og hvilke rettigheder du har.

1.   Dataansvarlig

Klinik ZEN ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig. Har du spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på oplysningerne ovenfor.

2.   Hvilke personoplysninger vi behandler

Afhængigt af din kontakt med os behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

Almindelige personoplysninger

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mail og fødselsdato.
• Oplysninger om dine bookinger, aftaler, afbud og udeblivelser.
• Betalings- og fakturaoplysninger samt eventuelle oplysninger om finansiering.
• Din korrespondance med klinikken, herunder beskeder, e-mails og henvendelser.

Følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger)

Som kosmetisk klinik behandler vi helbredsoplysninger, der er nødvendige for at kunne vurdere din egnethed til en behandling og udføre den forsvarligt. Det kan være oplysninger om din hud og krop, allergier, medicinforbrug, graviditet eller amning, tidligere behandlinger, relevante sygdomme samt billeder taget før og efter en behandling. Disse oplysninger indgår i din patientjournal, jf. punkt 6.

3.   Formål med behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• At gennemføre konsultationer, vurdere egnethed og udføre behandlinger sikkert og fagligt forsvarligt.
• At føre patientjournal i overensstemmelse med lovgivningen.
• At administrere bookinger, betalinger, finansiering og bogføring.
• At kommunikere med dig om dine aftaler, opfølgning og eventuelle komplikationer.
• At sende nyhedsbrev og markedsføring, hvis du har givet samtykke til det.
• At forbedre vores hjemmeside og services gennem statistik, hvis du har givet samtykke til det.
• At kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
  
  

4.   Retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Opfyldelse af aftalen med dig om behandling — databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Behandling af helbredsoplysninger med henblik på forebyggende behandling, diagnose og pleje udført af eller under ansvar af sundhedsfagligt personale — artikel 9, stk. 2, litra h.
• Overholdelse af retlige forpligtelser, herunder journalføringspligten og bogføringsloven — artikel 6, stk. 1, litra c.
• Dit samtykke, fx til nyhedsbrev og til statistik- og marketingcookies — artikel 6, stk. 1, litra a (samt markedsføringslovens regler).
• Vores legitime interesse i at kunne forsvare retskrav og drive klinikken forsvarligt — artikel 6, stk. 1, litra f, samt artikel 9, stk. 2, litra f.
  
  

5.   Helbredsoplysninger og journalføring

Som autoriseret sundhedsvirksomhed er vi forpligtet til at føre patientjournal over de behandlinger, vi udfører. Journalen indeholder de helbredsoplysninger, der er nødvendige og relevante for din behandling. Vi er ved lov forpligtet til at opbevare patientjournalen i mindst 10 år regnet fra den seneste optegnelse, jf. journalføringsbekendtgørelsen. Af samme grund kan oplysninger i din journal som udgangspunkt ikke slettes inden for opbevaringsperioden, selvom du anmoder om det.

6.   Hvor vi indsamler oplysninger fra

Vi indsamler primært oplysninger direkte fra dig — når du booker tid, udfylder en forundersøgelsesformular, taler med os i klinikken, ringer eller skriver til os, eller tilmelder dig vores nyhedsbrev. I enkelte tilfælde kan vi modtage relevante helbredsoplysninger fra anden sundhedsfaglig behandler med dit samtykke.

7.   Modtagere og databehandlere

Vi deler kun dine oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Modtagere kan omfatte:

• Vores databehandlere, der leverer it-, booking-, journal-, betalings-, hosting- og nyhedsbrevsystemer. Disse behandler kun oplysninger efter vores instruks og på grundlag af en databehandleraftale.
• Vores bookingsystem (Planway), som anvendes til tidsbestilling.
• Offentlige myndigheder, fx Styrelsen for Patientsikkerhed og Patienterstatningen, hvor vi er forpligtede eller berettigede hertil.
• Vores revisor og pengeinstitut i forbindelse med bogføring og betaling.

Vælger du finansiering via Sundhed+, indgår du en selvstændig aftale med Sundhed+, som er selvstændig dataansvarlig for de oplysninger, du afgiver til dem.

8.   Overførsel til tredjelande

Nogle af de værktøjer, vi anvender til fx statistik og markedsføring, leveres af udbydere uden for EU/EØS. Sker der overførsel af personoplysninger til tredjelande, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-US Data Privacy Framework.

9.   Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, eller så længe vi er forpligtede hertil:

• Patientjournaler og helbredsoplysninger: mindst 10 år fra seneste optegnelse.
• Bogførings- og regnskabsmateriale, herunder fakturaer: 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Henvendelser uden efterfølgende behandlingsforløb: slettes, når formålet er opfyldt.
• Nyhedsbrev og markedsføring: indtil du trækker dit samtykke tilbage.
  
  

10.   Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod uautoriseret adgang, tab og misbrug. Det omfatter blandt andet adgangsbegrænsning, kryptering af følsomme oplysninger og brug af krypteret e-mail, når vi sender personfølsomme oplysninger.

11.   Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger:

• Ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse af urigtige oplysninger.
• Ret til sletning i visse tilfælde — dog begrænset for journaloplysninger, jf. punkt 5.
• Ret til begrænsning af behandlingen.
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.
• Ret til dataportabilitet, hvor det er relevant.

Vil du gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på kontakt@klinik-zen.dk. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for en måned.

12.   Tilbagekaldelse af samtykke

Har du givet samtykke til en behandling af dine oplysninger, fx til nyhedsbrev eller cookies, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelsen.

13.   Cookies

Vores hjemmeside anvender cookies. Du kan læse mere om, hvilke cookies vi bruger, og hvordan du administrerer dem, i vores cookiepolitik.

14.   Klage til Datatilsynet

Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os først. Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

15.   Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne persondatapolitik fra tid til anden, fx som følge af ændringer i lovgivningen eller vores behandlingsaktiviteter. Den til enhver tid gældende version fremgår af klinik-zen.dk.